Umgang mit Auskunftsersuchen

Wissen Sie, was Auskunftsersuchen sind und wie in Ihrem Unternehmen damit umgegangen wird?

Stellen Sie sich vor, ein abgelehnter Bewerber stellt einige Monate nachdem er die Ablehnung bekommen hat, die Anfrage, welche Daten von ihm noch bei Ihnen gespeichert sind.
Unabhängig davon, wie Sie mit den Bewerberdaten und - unterlagen umgehen, Sie müssen dem Anfragenden nun unverzüglich, jedoch spätestens innerhalb eines Monats Auskunft über die bei Ihnen gespeicherten Daten geben und in der Lage sein, diese auf Wunsch auch zuverlässig und nachprüfbar zu löschen.
Müssen Sie nun alle E-Mails durchsuchen, auf den Schreibtischen der Personalabteilung und der Fachabteilung nach Kopien suchen und auf den Rechner der beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nach den Bewerbungsunterlagen suchen?
Der Aufwand ist dann sicher sehr hoch, bindet personelle Ressourcen und hinterlässt am Ende trotzdem das ungute Gefühl der Unsicherheit, ob wirklich alles erfasst bzw. gelöscht wurde. Und einen nachprüfbaren Nachweis zu führen, dass die Daten überall gelöscht sind, ist praktisch unmöglich.
Wäre es da nicht einfacher, Sie haben Sie einen definierten und dokumentierten Prozess, wie Bewerberdaten durch Ihr Unternehmen verteilt werden, wo diese gespeichert sind und wann diese gelöscht werden? Oder Sie haben sogar ein Bewerbermanagement-System, in dem diese Prozesse abgebildet sind?
Dann haben Sie auf einen Zugriff die Antwort auf die Anfrage und können einem Löschersuchen ggf. schnell und ohne großen Aufwand nachkommen.

Denn nachkommen müssen Sie einem derartigen Ersuchen. Anders als vor der Einführung der EU-DSGVO ist auch ein hoher bzw. unverhältnismäßiger Aufwand kein Grund mehr, keine Auskunft zu erteilen oder Daten nicht mehr zu löschen.
Die Dokumentation Ihrer Prozesse in einemVerarbeitungsverzeichniserlaubt es außerdem nachzuweisen, wie mit den Daten umgegangen wird und wie Anfragen und Löschersuchen behandelt werden.
Also nutzen Sie die Chance sich um die  Optimierung Ihrer Systeme und Prozesse zu kümmern und professionalisieren Sie Ihr Unternehmen.

Wir unterstützen Sie bei der Analyse Ihrer Prozesse für Bewerberdaten und setzen diese Prozesse gemeinsam mit Ihnen so auf, dass Sie jederzeit Ihren Pflichten auf Auskunft und Löschung von Bewerberdaten nachkommen können.
Gleichzeitig bietet wir Ihnen mit der Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses (Link) auch die  Chance, Ihre Prozesse zu vereinfachen, transparenter zu machen und zu optimieren.
Dies gilt selbstverständlich auch für alle anderen personenbezogenen Daten im Unternehmen.
Sprechen Sie mit uns!