EU-Datenschutzgrundverordnung seit 25.5.2018 in Kraft
Am 25.5.2018 trat die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft und wurde unmittelbar in allen Ländern der EU geltendes Recht!
Dabei geht es um den Schutz personenbezogener Daten, dies können Kundendaten sein oder Daten, die der Vertrieb nutzt.
Beschäftigendatenschutz
Darüber hinaus geht es aber auch um den Schutz der Daten Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und um Bewerberdaten.
Ein Unternehmen hat im Fall von Mitarbeiterdaten selbstverständlich das Recht und sogar die Pflicht, diese Daten zu speichern und zu verarbeiten. Ein Unternehmen hat jedoch auch die Pflicht, diese Daten entsprechend den Anforderungen der DSGVO vor ungefugtem Zugriff zu schützen.
Umgang mit Bewerberdaten
Anders ist es bei Bewerberdaten, diese dürfen nur für den Zweck der Bewerbung gespeichert werden und müssen nach Abschluss einer Stellenbesetzung gelöscht werden.
Um dieser Pflicht nachzukommen, ist es wichtig, den Umgang mit den Bewerberdaten im Unternehmen zu kennen. Und um dem Recht jeden Bewerbers auf Auskunft über die von ihm gespeicherten Daten oder einem Löschersuchen nachzukommen, ist es erforderlich die Prozesse zu definieren und in einem DSGVO-konformem Verarbeitungsverzeichnis zu dokumentieren.
Der erste Schritt ist es, die folgenden Fragen zu beantworten:
- Wie, über welche Kanäle kommen Bewerberdaten in Ihr Unternehmen (E-Mail, Kontaktformular auf der Website, per Post oder über eine Bewerbermanagement-System)?
- Wer hat Zugriff auf diese Daten, wer verwendet diese Daten?
- Wo werden diese Daten gespeichert - zentral, auf lokalen Rechnern, in den E-Mailprogrammen der beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen?
- Wo werden Ausdrucke oder Kopien abgelegt - zentral und unzugänglich in einem Ordner in einem Schrank? Als Ausdrucke auf den Schreibtischen verschiedener Mitarbeiter?
- Wann werden Bewerberdaten gelöscht bzw. Kopien vernichtet?
- Wie stellen Sie sicher, dass alle elektronischen und physischen Kopien tatsächlich gelöscht wurden?
Stellen Sie sich vor, ein abgelehnter Bewerber stellt einige Monate nachdem er die Ablehnung bekommen hat, die Anfrage, welche Daten von ihm noch bei Ihnen gespeichert sind.
Unabhängig davon, wie Sie mit den Bewerberdaten und - unterlagen umgehen, Sie müssen dem Anfragenden nun innerhalb von 14 Tagen Auskunft über die bei Ihnen gespeicherten Daten geben und in der Lage sein, diese auf Wunsch auch zuverlässig und nachprüfbar zu löschen.
Müssen Sie nun alle E-Mails durchsuchen, auf den Schreibtischen der Personalabteilung und der Fachabteilung nach Kopien suchen und auf den Rechner der beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nach den Bewerbungsunterlagen suchen?
Der Aufwand ist dann sicher sehr hoch, bindet personelle Ressourcen und hinterlässt am Ende trotzdem das ungute Gefühl der Unsicherheit, ob wirklich alles erfasst bzw. gelöscht wurde. Und einen nachprüfbaren Nachweis zu führen, dass die Daten überall gelöscht sind, ist praktisch unmöglich.
Wäre es da nicht einfacher, Sie haben Sie einen definierten und dokumentierten Prozess, wie Bewerberdaten durch Ihr Unternehmen verteilt werden, wo diese gespeichert sind und wann diese gelöscht werden? Oder haben Sie sogar ein Bewerbermanagement-System, in dem diese Prozesse abgebildet sind?
Dann haben Sie auf einen Zugriff die Antwort auf die Anfrage und können einem Löschersuchen ggf. schnell und ohne großen Aufwand nachkommen.
Denn nachkommen müssen Sie einem derartigen Ersuchen. Anders als vor der Einführung der EU-DSGVO ist auch ein hoher bzw. unverhältnismäßiger Aufwand kein Grund mehr, keine Auskunft zu erteilen oder Daten nicht mehr zu löschen.
DIe Dokumentation Ihrer Prozesse erlaubt es außerdem nachzuweisen, wie mit den Daten umgegangen wird und wie Anfragen und Löschersuchen behandelt werden.
Also nutzen Sie die Chance sich um die Optimierung Ihrer Systeme und Prozesse zu kümmern und professionalisieren Sie Ihr Unternehmen.
Unser Angebot:
Wir unterstützen Sie bei der Analyse Ihrer Prozesse für Bewerberdaten und setzen diese Prozesse gemeinsam mit Ihnen so auf, dass Sie jederzeit Ihren Pflichten auf Auskunft und Löschung von Bewerberdaten nachkommen können.
Gleichzeitig bietet wir Ihnen mit der Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses auch die Chance, Ihre Prozesse zu vereinfachen, transparenter zu machen und zu optimieren.
Dies gilt selbstverständlich auch für alle anderen personenbezogenen Daten im Unternehmen.
Sprechen Sie mit uns!